Traccia
prodotto da: IRSA informatica
Per le aziende di produzione alimentare soggette al Regolamento CEE n. 178 del 28/01/2002, uno strumento flessibile e semplice per gestire la produzione a lotti e documentare, come richiesto dalla legge in vigore, la provenienza degli ingredienti utilizzati e la destinazione del prodotto finito.
Traccia è un programma dedicato alle aziende che fanno produzione alimentare, e che hanno l’esigenza di tracciare il prodotto, a partire dagli ingredienti utilizzati fino alla vendita.
Il programma opera in stretto collegamento con il gestionale utilizzato in azienda, da cui attinge le informazioni relative alle materie prime, agli articoli oggetto della produzione, ai fornitori, ai clienti e infine ai documenti di vendita con cui si esaurisce la tracciabilità dei prodotti.
Le modalità operative sono molto semplici, e vengono qui di seguito sinteticamente illustrate.
Le Ricette
Punto di partenza è la ricetta, costituita da una distinta dei componenti, con relative quantità (dosi). Le ricette possono essere inserite con riferimento a una quantità di prodotto a piacere. Le dosi verranno poi proporzionate alla quantità da produrre al momento di ciascuna produzione.
Distinta imballi
Le ricette identificano gli ingredienti per la produzione dei prodotti finiti. Ogni prodotto finito viene associato ad una ricetta. Però nel prodotto finito oltre agli ingredienti saranno presenti altri componenti che vanno a determinare il confezionamento del prodotto e che vengono identificati genericamente come “imballi”.
Con apposita maschera denominata “Distinta Imballi” è possibile definire per i prodotti finiti gli articoli utilizzati per il confezionamento.
Lotti di acquisto
Per le materie prime utilizzate nella produzione devono essere registrati i lotti di acquisto.
La registrazione degli acquisti delle materie prime è estremamente semplice e ridotta ai dati essenziali (fornitore, riferimento al documento di acquisto, quantità, e ovviamente lotto e scadenza del prodotto.
Il programma terrà calcolata la quantità utilizzata di ciascun lotto, fino al suo esaurimento.
Fra le materie prime di cui dovranno essere registrati i lotti di acquisto oltre agli ingredienti delle ricette ci saranno ovviamente anche i lotti relativi agli imballi necessari al confezionamento dei prodotti.
Con un pulsante “Tracciabilità” il programma sarà sempre in grado di mostrare le produzioni in cui è stato utilizzato un determinato lotto di un ingrediente, e anche le vendite relative a tali produzioni.
Come si vedrà più avanti, è possibile utilizzare il programma in una modalità detta di “consumo automatico lotti”. Il programma infatti dopo che si è iniziato a consumare un lotto di un dato articolo, assumerà come lotto predefinito in tutte le produzioni successive quello stesso lotto, fino al suo esaurimento. Una volta esaurito un lotto inizierà a consumare il lotto successivo, cioè a quello che ha la data di scadenza più vicina fra quelli non ancora utilizzati. Questo automatismo può agevolare molto nella gestione della tracciabilità, purché si rispetti rigorosamente il criterio di iniziare l’utilizzo di un nuovo lotto solo dopo esaurimento del precedente, e si proceda sempre con i lotti in ordine di data di scadenza.
Gestione della produzione
Per ogni produzione si dovrà creare una nuova registrazione con i dati ad essa riferiti: identificativo (numero produzione), data della produzione, descrizione.
Si indicherà quindi la ricetta utilizzata e la quantità prodotta. In automatico il programma calcola gli ingredienti utilizzati con le rispettive quantità, in base a quanto definito nella ricetta. Provvede inoltre a identificare per ciascun ingrediente il lotto utilizzato, in base al criterio di “consumo automatico” impostato.
Dovrà pure essere indicato il lotto di produzione e la sua scadenza.
Un pulsante “Tracciabilità” consente di ottenere la stampa della tracciabilità della produzione, che comprenderà l’elenco dei lotti degli ingredienti utilizzati con i riferimenti ai relativi documenti di acquisto (tracciabilità a monte), e l’elenco delle vendite effettuate di quel lotto, con riferimento al cliente, numero e tipo del documento, quantità, ecc. (tracciabilità a valle)
Confezionamento
Per ogni produzione si indicheranno gli articoli (prodotti finiti) che si sono ottenuti e per ciascuno di questi l’elenco degli imballi utilizzati (questa informazione viene rilevata dal programma dalla Distinta Imballi, se presente).
Nella finestra confezionamento possono essere inseriti una serie di test effettuati sulla produzione del lotto di appartenenza.
Funzionalita' aggiuntive
Oltre a quelle illustrate, che costituiscono le funzionalità di base del programma in quanto inerenti alla gestione della tracciabilità dei prodotti, sono disponibili diverse funzioni aggiuntive che sono di supporto per l’attività che una azienda di produzione del settore alimentare deve svolgere.
Fra queste si ricordano:
Programmazione della produzione
Rilevazione infestanti
Interventi di sanificazione
Gestione schede di controllo
Gestione pesate delle confezioni
Programmazione della produzione
Questa funzione vuole essere un aiuto per il Responsabile della produzione nella sua attività di programmazione della produzione giornaliera.
Infatti il programma presenta sinteticamente a video l’elenco degli articoli in ordine da clienti (informazione acquisita dal programma gestionale), raggruppati per data di ritiro da parte del corriere e per Ricetta, e con le quantità ordinate.
Questo consente al Responsabile di programmare la produzione avendo una visione immediata e aggiornata in tempo reale degli ordinativi presenti e della tempistica di consegna.
Rilevazione infestanti
In una azienda di produzione alimentare è importante, ed è un requisito richiesto dalla gestione della Qualità, tenere sotto controllo e documentare la presenza di infestanti (blatte, mosche, roditori, ecc.) catturati attraverso apposite trappole.
Il programma offre uno strumento che aiuta in questa attività di rilevazione infestanti.
Interventi di sanificazione
Altra attività richiesta ad una azienda di produzione alimentare è la documentazione degli interventi di pulizia e sanificazione dei vari ambienti, in particolare per quanto riguarda laboratori e magazzini.
Un valido aiuto in questa attività di documentazione, richiesta da organismi di controllo sanitario e di certificazione, è dato a questa funzione presente nel programma di tracciabilità.
Gestione schede di controllo
Si tratta di un sistema aperto di gestione dei controlli da svolgere per attrezzature o processi che permette di archiviare e controllare i dati rilevati.
Basandosi su un range determinato entro il quale il controllo si intende superato e una periodicità predefinita, controlla che le letture siano eseguite correttamente.
Per ogni tipologia di rilevamento esiste la relativa stampa, dove vengono riportati i risultati delle letture.
Gestione pesate delle confezioni
Altra attività richiesta ad una azienda di produzione alimentare è la documentazione sulle pesate eseguite sulle confezioni.
Un valido aiuto in questa attività di documentazione, richiesta da organismi di controllo del rispetto normativo nel calcolo della media pesi. Una serie di funzioni interne calcola il numero di pesate da eseguire per legge e ne verifica la certificabilita' della media, in modo da poter apporre sulle confezioni il simbolo di stima.
Come per tutte le funzioni di controllo e certificazione, i risultati sono stampabili con report costruiti per soddisfare le normative di riferimento.
